Frau Danilova, Sie sind Trainee im Zentralen Einkauf. Wie verläuft Ihre Ausbildung dort?
Was ich mache, ist kein klassisches Trainee-Programm. Von anderen Unternehmen kannte ich es so, dass man als Trainee innerhalb von eineinhalb oder zwei Jahren verschiedene Unternehmensbereiche durchläuft. Das ist bei mir nicht der Fall. Ich bleibe die ganze Zeit im Einkauf, durchlaufe hier aber verschiedene Bereiche und lerne unterschiedliche Kategorien des Einkaufs kennen. Ich kann mich so fachlich sehr gut spezialisieren. Eigentlich ist das, was ich mache, schon vergleichbar mit einem Junior-Einkäufer. Ein Trainee hat bei uns von Anfang an viel Verantwortung und Freiraum bei der Planung und dem Management von Projekten und bei der Optimierung von Einkaufsprozessen – natürlich nur, wenn man sich ein gewisses Vertrauen erarbeitet hat.
Und wie schnell haben Sie eigene Projekte bekommen?
Das ging ganz schnell, es hat vielleicht ein paar Monate gedauert. Die Stellenausschreibung lautete damals: „Einkauf mit Schwerpunkt Fernsehwerbung.“ Damit konnte ich erstmal wenig anfangen, weil schon der Einkauf an sich nicht das ist, was sich die Menschen darunter vorstellen. Auch im Studium wird es kaum unterrichtet. Und der Einkauf von Fernsehwerbung ist nochmal etwas ganz eigenes.
Was genau macht denn dann der Einkauf?
Bei uns im Unternehmen gibt es zwei Abteilungen, die einkaufen: Die Materialwirtschaft ist eher das, was man unter dem direkten produktionsbezogenen Einkauf versteht. Ich wiederum arbeite im zentralen Einkauf. Wir kaufen alles ein, was nicht zur Produktion benötigt wird. Das heißt, wir kaufen keine Maschinen und keine Wirkstoffe, also auch keine Chemikalien. Stattdessen kaufen wir Marketing- und Veranstaltungsleistungen, wir kaufen Autos für unseren Fuhrpark, wir beschäftigen uns mit Mietverträgen. Wir kaufen also alles drumherum – vor allem Dienstleistungen. Dabei haben wir viele strategische Aufgaben, beispielsweise die Beschaffungsmarktforschung, die Entwicklung von Einkaufsstrategien, die Bündelung von Einkaufsmacht sowie die Bewertung und Entwicklung von Lieferanten.
Dabei liegt Ihr Schwerpunkt auf dem Bereich Fernsehwerbung. Was heißt das?
Die Fernsehwerbung macht etwa 50 Prozent meiner Arbeit aus. Ich betreue sieben Länder, in denen wir viele OTC-Produkte vertreiben, also Produkte, die frei verkäuflich sind. Diese Produkte werden in den Medien beworben, vor allem im TV. Dahinter steckt ein ziemlich großes Budget. Unsere Produktmanager vor Ort kümmern sich nicht allein um die Werbung, sondern kooperieren mit einer Media-Agentur. Wir im Einkauf wählen die Media-Agenturen in Abstimmung mit dem Land und der Marketing-Abteilung aus, kümmern uns um die Ausschreibung, verhandeln die kommerziellen Rahmenbedingungen und kümmern uns um das Vertragsmanagement. Außerdem kontrollieren wir die Einhaltung der Vereinbarungen im Laufe des Vertragsjahres, sind Ansprechpartner für die Agentur und das Land bei kommerziellen Angelegenheiten und lassen die Agentur durch einen unabhängigen Auditor bewerten.
Welche Länder sind Ihre Länder?
Ich persönlich betreue das Baltikum, den Kaukasus und Albanien. Insgesamt also sieben Länder.
Und wie kam es, dass Sie gerade diese sieben Länder betreuen?
In erster Linie natürlich, weil da meine Sprachkenntnisse zur Geltung kommen. Ich komme aus Russland. Die Agenturen und unsere Kollegen in den Auslandsbüros sprechen Englisch, aber viele Sachen kann ich besser auf Russisch klären. Und da ich die Einzige in unserem Team bin, die Russisch spricht, hat sich das einfach angeboten.
Sie haben Medienmanagement studiert. Hilft Ihnen das heute im Beruf?
Im Grunde ist das eine gute Mischung. Ich habe einen Bachelor in Medienmanagement. Wenn ich jetzt Medien einkaufe, hilft mir das, weil ich mich mit Mediensystemen auskenne. Ich weiß zum Beispiel wie Medienforschung funktioniert und wie Einschaltquoten zustande kommen. Das Studium war außerdem stark projektbezogen. Ich konnte mir viele hilfreiche Kompetenzen aneignen, zum Beispiel wie man ein Projekt erfolgreich managt und komplexe Auswertungen einfach kommuniziert. In meinem Masterstudium, European Business, ging es eher generell um Management mit Fokus auf Europa, um Strategie und Beratung. Dort habe ich mir kaufmännische Kenntnisse angeeignet und gelernt, in internationalen Teams zu arbeiten. Ich finde, um im Einkauf gut zu sein, darf man nicht einfach nur einen Bestellvorgang ausführen, sondern muss sich mit den Dienstleistungen und Produkten auseinandersetzen, die man einkauft.
Welche Fähigkeiten sollte man in Ihrem Job unbedingt mitbringen?
Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, steht an erster Stelle, denke ich. Man muss sehr systematisch arbeiten und Dinge hinterfragen. Ein zweiter wichtiger Punkt sind gute Kommunikationsfähigkeiten, schriftlich und auch mündlich, denn man arbeitet als Manager an vielen Schnittstellen. Ich habe viele externe Kunden und arbeite auch mit vielen Fachabteilungen zusammen.
Gibt es sonst noch Eigenschaften, die wichtig sind?
Man braucht ein gewisses Geschick und Durchsetzungsvermögen, um in Verhandlungen erfolgreich zu sein. Aber ich finde, man muss auch diplomatisch sein. Einkauf heißt nicht, Druck auf Lieferanten auszuüben, um den besten Preis zu bekommen. Man muss strategisch, langfristig denken und sich um eine Situation bemühen, die sowohl für den Lieferanten als auch das eigene Unternehmen Vorteile bringt. Was noch? Zahlenaffinität auf jeden Fall. Wir müssen die Kosten im Blick behalten, Auswertungen machen, Zahlen hinterfragen.
Wer unterstützt Sie, wenn etwas neu für Sie ist oder wenn Sie mal einen Rat brauchen?
Wir haben alte Hasen im Team, die schon länger dabei sind. Die stehen mir immer unterstützend zur Seite, genau wie meine Teamleiterin. Wenn ich merke, dass ich mir bei bestimmten Sachen nicht sicher bin, gehe ich zu meinem Chef. Er berät mich und hilft mir, die richtige Entscheidung zu treffen, oder leitet mich an die Leute weiter, die mir helfen können.
Sie sind häufig auf Dienstreise. Wo waren Sie dieses Jahr schon überall?
Zuerst in Kiew. Unser Büro dort wollte umziehen. Wir waren bei Besichtigungen, haben die potenziellen Vermieter kennengelernt und den Markt analysiert. Danach war ich im Baltikum und jetzt kommen noch die kaukasischen Länder. In Russland war ich auch fast eine Woche. Dabei ging es um Ausschreibungen für Medienleistungen sowie Drucksachen und Werbemittel.
Das sind ja sehr unterschiedliche Dinge, hier die Suche nach Büroräumen, da eine Ausschreibung für Werbemittel.
Stimmt. Bei mir kommen immer wieder neue Aufgaben und Projekte dazu. Dafür bin ich sehr dankbar. Ich brauche im Job immer neue Herausforderungen, neue Bereiche. Ich habe zwar meine Stammbereiche, die ich gerne pflege und optimiere, aber ich freue mich immer, wenn etwas Neues dazukommt.